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Administração e fiscalização
As sociedades anónimas podem optar entre três estruturas:
Conselho de Administração e Conselho Fiscal
Conselho de Administração
O Conselho de Administração é composto pelo número de administradores fixado no contrato de sociedade.
Desde que o capital social não exceda 200.000,00€, pode a administração funcionar com um só administrador.
Os administradores podem não ser accionistas, mas devem ser pessoas singulares com capacidade jurídica plena.
Se uma pessoa colectiva for designada administrador, deve nomear uma pessoa singular para exercer o cargo em nome próprio; a pessoa colectiva responde solidariamente com a pessoa designada pelos actos desta.
Os administradores podem ser designados no contrato de sociedade ou eleitos pela assembleia-geral ou constitutiva, por um período fixado no contrato de sociedade, não excedente a quatro anos civis.
O presidente do conselho pode ser eleito pela assembleia-geral que eleger o conselho de administração ou pelo próprio conselho de administração. O contrato de sociedade pode atribuir ao presidente voto de qualidade nas deliberações do conselho. O presidente terá voto de qualidade sempre que o conselho seja composto por um número par de administradores.
O conselho de administração funciona colegialmente por maioria. A sociedade fica vinculada pelos negócios celebrados pela maioria dos seus administradores, ou por número menor, se fixado no contrato de sociedade.
Compete ao conselho de administração gerir as actividades da sociedade, tendo para o efeito amplos poderes em matéria de gestão, devendo subordinar-se às deliberações dos accionistas ou às intervenções do conselho fiscal ou da comissão de auditoria, apenas nos casos em que a lei ou o contrato de sociedade o determinarem.
O conselho de administração reúne sempre que for convocado pelo presidente ou por outros dois administradores.
O conselho deve reunir, pelo menos, uma vez em cada mês, salvo disposição diversa do contrato de sociedade.
Os administradores devem ser convocados por escrito, com a antecedência adequada, salvo quando o contrato de sociedade preveja a reunião em datas prefixadas ou outra forma de convocação.
Conselho Fiscal
A fiscalização da sociedade compete a:
a) Um conselho fiscal ou a um fiscal único;
b) Um conselho fiscal e a um revisor oficial de contas ou a uma sociedade de revisores oficiais de contas que não seja membro daquele órgão.
O segundo modelo de fiscalização é obrigatório para sociedades emitentes de valores mobiliários admitidos à negociação em mercado regulamentado e para sociedades que, não sendo totalmente dominadas por outra sociedade que adopte este modelo, durante 2 anos consecutivos, ultrapassem 2 dos seguintes limites:
i) Total do balanço: 100.000.000,00€;
ii) Total das vendas líquidas e outros proveitos: 150.000.000,00€;
iii) Número de trabalhadores: 150.
O conselho fiscal é composto por um mínimo de 3 membros efectivos. Sendo três os membros efectivos do conselho fiscal, haverá um ou dois suplentes; havendo sempre 2 suplentes quando o número de membros for superior. Deve incluir um Revisor Oficial de Contas (ROC), salvo se for adoptada a modalidade mencionada na alínea b) acima referida.
No caso de fiscal único, a fiscalização compete a um ROC ou uma sociedade de ROC, que tem que ter sempre um suplente, também ROC ou sociedade de ROC, sempre não accionistas da sociedade.
O fiscal único rege-se pelas disposições legais respeitantes ao ROC e subsidiariamente, na parte aplicável, pelo disposto quanto ao conselho fiscal e aos seus membros.
Os membros efectivos do conselho fiscal, os suplentes, o fiscal único e o ROC são eleitos pela assembleia-geral, pelo período estabelecido nos estatutos, mas não superior a quatro anos, podendo a primeira designação ser feita no contrato de sociedade ou pela assembleia constitutiva.
Compete ao conselho fiscal:
a) Fiscalizar a administração da sociedade;
b) Vigiar pela observância da lei e do contrato de sociedade;
c) Verificar a regularidade dos livros, registos contabilísticos e documentos que lhe servem de suporte;
d) Verificar, quando o julgue conveniente e pela forma que entenda adequada, a extensão da caixa e as existências de qualquer espécie dos bens ou valores pertencentes à sociedade ou por ela recebidos em garantia, depósito ou outro título;
e) Verificar a exactidão dos documentos de prestação de contas;
f) Verificar se as políticas contabilísticas e os critérios valorimétricos adoptados pela sociedade conduzem a uma correcta avaliação do património e dos resultados;
g) Elaborar anualmente relatório sobre a sua acção fiscalizadora e dar parecer sobre o relatório, contas e propostas apresentados pela administração;
h) Convocar a assembleia-geral, quando o presidente da respectiva mesa o não faça, devendo fazê-lo;
i) Fiscalizar a eficácia do sistema de gestão de riscos, do sistema de controlo interno e do sistema de auditoria interna, se existentes;
j) Receber as comunicações de irregularidades apresentadas por accionistas, colaboradores da sociedade ou outros;
l) Contratar a prestação de serviços de peritos que coadjuvem um vários dos seus membros no exercício das suas funções, devendo a contratação e a remuneração dos peritos ter em conta a importância dos assuntos a eles cometidos e a situação económica da sociedade;
m) Cumprir as demais atribuições constantes da lei ou do contrato de sociedade.
Quando seja adoptada a modalidade de um conselho fiscal e de um revisor oficial de contas, para além das competências referidas no número anterior, compete ainda ao conselho fiscal:
a) Fiscalizar o processo de preparação e de divulgação de informação financeira;
b) Propor à assembleia-geral a nomeação do revisor oficial de contas;
c) Fiscalizar a revisão de contas aos documentos de prestação de contas da sociedade;
d) Fiscalizar a independência do revisor oficial de contas, designadamente no tocante à prestação de serviços adicionais.
O fiscal único ou qualquer membro do conselho fiscal, quando este exista, devem proceder, conjunta ou separadamente e em qualquer momento do ano, a todos os actos de verificação e inspecção que considerem convenientes para o cumprimento das suas obrigações de fiscalização.
O ROC tem, especialmente e sem prejuízo da actuação dos outros membros, o dever de proceder a todos os exames e verificações necessárias à revisão de certificação legais das contas, nos termos previstos em lei especial, e bem assim os outros deveres especiais que a lei lhe imponha.
Compete ao ROC comunicar, imediatamente por carta registada, ao presidente do conselho de administração ou do conselho de administração executivo os factos de que tenha conhecimento e que considere revelarem graves dificuldades na prossecução do objecto da sociedade, designadamente reiteradas faltas de pagamento a fornecedores, protestos de título de crédito, emissão de cheques sem provisão, falta de pagamento de quotizações para a segurança social ou de impostos.
Para o desempenho das suas funções, pode o fiscal único, o revisor oficial de contas ou qualquer membro do conselho fiscal, conjunta ou separadamente:
a) Obter da administração a apresentação, para exame e verificação, dos livros, registos e documentos da sociedade, bem como verificar as existências de qualquer classe de valores, designadamente dinheiro, títulos e mercadorias;
b) Obter da administração ou de qualquer dos administradores informações ou esclarecimentos sobre o curso das operações ou actividades da sociedade ou sobre qualquer dos seus negócios;
c) Obter de terceiros que tenham realizado operações por conta da sociedade as informações de que careçam para o conveniente esclarecimento de tais operações;
d) Assistir às reuniões da administração, sempre que o entendam conveniente.
Para o melhor desempenho das suas funções, pode o conselho fiscal deliberar a contratação de especialistas.
O conselho fiscal deve reunir, pelo menos, todos os trimestres, sendo as deliberações tomadas por maioria.
Perdem o seu cargo o fiscal único, o revisor oficial de contas e os membros do conselho fiscal que, sem motivo justificado, não assistam, durante o ano, a duas reuniões do conselho fiscal ou não compareçam a uma assembleia-geral ou a duas reuniões da administração para que tenham sido convocados pelo presidente da mesma ou em que se apreciem as contas do exercício.
Conselho de Administração, compreendendo uma comissão de auditoria e revisor oficial de contas
Conselho de Administração
Ao Conselho de Administração, aplica-se as regras acima descritas para a modalidade Conselho de Administração e Conselho Fiscal.
Comissão de auditoria
A comissão de auditoria é um órgão da sociedade composto por uma parte dos membros do Conselho de Administração, fixado nos estatutos, no mínimo de três membros efectivos.
Aos membros da comissão de auditoria é vedado o exercício de funções executivas na sociedade e é-lhes aplicável, com as necessárias adaptações, o regime de incompatibilidades aplicável aos membros do conselho fiscal, fiscal único ou ROC (Revisor Oficial de Contas).
Nas sociedades emitentes de valores mobiliários admitidos à negociação em mercado regulamentado e nas sociedades que, durante dois anos consecutivos, ultrapassem dois dos seguintes limites:
a) Total do balanço: 100.000.000,00€;
b) Total dos proveitos: 150.000.000,00€;
c) Número de trabalhadores: 150.
A comissão de auditoria deve incluir pelo menos um membro que tenha curso superior adequado ao exercício das suas funções e conhecimentos em auditoria ou contabilidade e que seja independente.
Em sociedades emitentes de acções admitidas à negociação em mercado regulamentado, os membros da comissão de auditoria devem, na sua maioria, ser independentes.
Os membros da comissão de auditoria podem ser sociedades de advogados, sociedades de revisores oficiais de contas ou accionistas, mas, neste último caso, devem ser pessoas singulares com as qualificações e a experiência adequadas ao exercício das suas funções.
Os membros da comissão de auditoria são designados em conjunto com os demais administradores. Se a assembleia-geral não os designar, a comissão de auditoria deve designar o seu presidente, ao qual é atribuído voto de qualidade quando a comissão seja composta por um número par de administradores ou se o contrato de sociedade o estabelecer.
Compete à comissão de auditoria:
a) Fiscalizar a administração da sociedade;
b) Vigiar pela observância da lei e do contrato de sociedade;
c) Verificar a regularidade dos livros, registos contabilísticos e documentos que lhes servem de suporte;
d) Verificar, quando o julgue conveniente e pela forma que entenda adequada, a extensão da caixa e as existências de qualquer espécie dos bens ou valores pertencentes à sociedade ou por ela recebidos em garantia, depósito ou outro título;
e) Verificar a exactidão dos documentos de prestação de contas;
f) Verificar se as políticas contabilísticas e os critérios valorimétricos adoptados pela sociedade conduzem a uma correcta avaliação do património e dos resultados;
g) Elaborar anualmente relatório sobre a sua acção fiscalizadora e dar parecer sobre o relatório, contas e propostas apresentados pela administração;
h) Convocar a assembleia-geral, quando o presidente da respectiva mesa o não faça, devendo fazê-lo;
i) Fiscalizar a eficácia do sistema de gestão de riscos, do sistema de controlo interno e do sistema de auditoria interna, se existentes;
j) Receber as comunicações de irregularidades apresentadas por accionistas, colaboradores da sociedade ou outros;
l) Fiscalizar o processo de preparação e de divulgação de informação financeira;
m) Propor à assembleia-geral a nomeação do revisor oficial de contas;
n) Fiscalizar a revisão de contas aos documentos de prestação de contas da sociedade;
o) Fiscalizar a independência do revisor oficial de contas, designadamente no tocante à prestação de serviços adicionais;
p) Contratar a prestação de serviços de peritos que coadjuvem um ou vários dos seus membros no exercício das suas funções, devendo a contratação e a remuneração dos peritos ter em conta a importância dos assuntos a eles cometidos e a situação económica da sociedade;
q) Cumprir as demais atribuições constantes da lei ou do contrato de sociedade.
Revisor Oficial de Contas A assembleia-geral deve designar um revisor oficial de contas ou uma sociedade de revisores oficial de contas para proceder ao exame das contas da sociedade.
A designação é feita por tempo não superior a 4 anos e o revisor oficial de contas designado exerce as competências c), d), e) e f) acima referidas para o conselho fiscal.
Conselho de Administração Executivo, Conselho Geral e de Supervisão e Revisor Oficial de Contas
Conselho Geral e de Supervisão
O conselho geral e de supervisão é um órgão colegial composto pelo número de membros fixado no contrato de sociedade, sempre superior ao número de administradores.
Os membros do conselho devem ser pessoas singulares com capacidade jurídica plena. Se uma pessoa colectiva for designada membro, deve nomear uma pessoa singular para exercer o cargo em nome próprio e a pessoa colectiva responde solidariamente com a pessoa designada pelos actos deste.
Nas sociedades emitentes de valores mobiliários admitidos à negociação em mercado regulamentado e nas sociedades que, durante dois anos consecutivos, ultrapassam dois dos seguintes limites:
i) Total do balanço: 100.000.000,00€;
ii) Total dos proveitos: 150.000.000,00€;
iii) Número de trabalhadores: 150.
O conselho geral e de supervisão deve incluir pelo menos um membro que tenha curso superior adequado ao início das suas funções e conhecimentos em auditoria ou contabilidade e que seja independente.
Em sociedades emitentes de acções admitidas à negociação em mercado regulamentado, o conselho deve ser composto por uma maioria de membros independentes.
As incompatibilidades definidas para membros do conselho fiscal aplicam-se também aos membros do conselho geral e de supervisão.
Na falta de autorização da assembleia-geral, os membros do conselho geral e de supervisão não podem exercer, por conta própria ou alheia, actividade concorrente da sociedade nem exercer funções em sociedade concorrente ou ser designados por conta ou em representação destas.
Os membros do conselho geral e de supervisão são designados no contrato de sociedade ou eleitos pela assembleia-geral ou constitutiva.
O presidente do conselho pode ser eleito pela assembleia-geral que eleger o conselho geral e de supervisão ou pelo próprio conselho. O contrato de sociedade pode atribuir ao presidente voto de qualidade nas deliberações do conselho.
Não pode ser designado membro do conselho geral e de supervisão quem seja administrador da sociedade ou de outra sociedade que, com aquela se encontre em relação de domínio ou de grupo.
Compete ao conselho geral e de supervisão:
a) Nomear e destituir os administradores, se tal competência não for atribuída nos estatutos à assembleia-geral;
b) Designar o administrador que servirá de presidente do conselho de administração executivo e destituí-lo, se tal competência não for atribuída nos estatutos à assembleia-geral, sem prejuízo do disposto no Art. 436º do Código das Sociedades Comerciais;
c) Representar a sociedade nas relações com os administradores;
d) Fiscalizar as actividades do conselho de administração executivo;
e) Vigiar pela observância da lei e do contrato de sociedade;
f) Verificar, quando o julgue conveniente e pela forma que entenda adequada, a regularidade dos livros, registos contabilísticos e documentos que lhes servem de suporte, assim como a situação de quaisquer bens ou valores possuídos pela sociedade a qualquer título;
g) Verificar se as políticas contabilísticas e os critérios valorimétricos adoptados pela sociedade conduzem a uma correcta avaliação do património e dos resultados;
h) Dar parecer sobre o relatório de gestão e as contas do exercício;
i) Fiscalizar a eficácia do sistema de gestão de riscos, do sistema de controle interno e do sistema de auditoria interna, se existentes;
j) Receber as comunicações de irregularidades apresentadas por accionistas, colaboradores da sociedade ou outros;
l) Fiscalizar o processo de preparação e de divulgação de informação financeira;
m) Propor à assembleia-geral a nomeação do revisor oficial de contas;
n) Fiscalizar a revisão de contas aos documentos de prestação de contas da sociedade;
o) Fiscalizar a independência do revisor oficial de contas, designadamente no tocante à prestação de serviços adicionais;
p) Contratar a prestação de serviços de peritos que coadjuvem um ou vários dos seus membros no exercício das suas funções, devendo a contratação e a remuneração dos peritos ter em conta a importância dos assuntos a eles cometidos e a situação económica da sociedade;
q) Elaborar anualmente um relatório sobre a sua actividade e apresentá-lo à assembleia-geral;
r) Conceder ou negar o consentimento à transmissão de acções, quando este for exigido pelo contrato;
s) Convocar a assembleia-geral, quando entenda conveniente;
t) Exercer as demais funções que lhe sejam atribuídas por lei ou pelo contrato de sociedade.
O conselho geral e de supervisão não tem poderes de gestão das actividades da sociedade, mas a lei e o contrato de sociedade podem estabelecer que o conselho de administração executivo deve obter prévio consentimento do conselho geral e de supervisão para a prática de determinadas categorias de actos.
Nas relações da sociedade com os seus administradores, a sociedade é obrigada pelos dois membros do conselho geral e de supervisão por estes designados.
Quando conveniente, deve o conselho geral e de supervisão nomear, de entre os seus membros, uma ou mais comissões para o exercício de determinadas funções, designadamente para fiscalização do conselho de administração executivo e para fixação da remuneração dos administradores.
Nas sociedades emitentes de valores mobiliários admitidos à negociação em mercado regulamentado e nas sociedades que durante dois anos consecutivos, ultrapassem dois dos seguintes limites:
i) Total do balanço: 100.000.000,00€;
ii) Total dos proveitos: 150.000.000,00€;
iii) Número de trabalhadores: 150.
O conselho geral e de supervisão deve constituir uma comissão para as matérias financeiras, especificamente dedicada ao exercício das funções referidas nas alíneas f) a o) das competências do conselho geral e de supervisão acima referidas.
A comissão para as matérias financeiras, deve incluir pelo menos um membro que tenha curso superior adequado ao exercício das suas funções e conhecimentos em auditoria ou contabilidade e que seja independente e elabora anualmente relatório sobre a sua acção fiscalizadora.
Em sociedades emitentes de acções admitidas à negociação em mercado regulamentado, os membros da comissão referida acima devem, na sua maioria, ser independentes.
O conselho geral e de supervisão deve reunir, pelo menos, uma vez em cada trimestre.
Conselho de Administração Executivo
O conselho de administração executivo é um órgão colegial composto pelo número de administradores fixado nos estatutos. As sociedades com capital não superior a 200.000,00€ podem optar por um único administrador.
Se não forem designados nos estatutos, os administradores podem ser designados pelo conselho geral e de supervisão ou pela assembleia geral, se os estatutos o determinarem, por um período fixado no contrato de sociedade, não excedente a quatro anos civis.
Embora designados por prazo certo, os administradores mantêm-se em funções até nova designação e, a não ser nos casos de destituição ou renúncia, são reelegíveis.
Os administradores podem não ser accionistas, mas não podem ser:
a) Membros do conselho geral e de supervisão, sem prejuízo do disposto nos nºs 2 e 3 do artigo 437º do Código das Sociedades Comerciais;
b) Membros dos órgãos de fiscalização de sociedades que estejam em relação de domínio ou de grupo com a sociedade considerada;
c) Cônjuges, parentes e afins na linha recta e até ao 2º grau, inclusive, na linha colateral, das pessoas referidas na alínea anterior;
d) Pessoas que não sejam dotadas de capacidade jurídica plena.
Se uma pessoa colectiva for designada para o cargo de administrador, deve nomear uma pessoa singular para exercer o cargo em nome próprio. A pessoa colectiva responde solidariamente com a pessoa designada pelos actos desta.
Se não for designado no acto de designação dos membros do conselho de administração executivo, este conselho escolhe o seu presidente. O presidente terá voto de qualidade sempre que o conselho seja composto por um número par de administradores ou se o contrato de sociedade o estabelecer.
Compete ao conselho de administração executivo gerir as actividades da sociedade. O conselho tem plenos poderes de representação da sociedade perante terceiros.
Relação do Conselho de Administração Executivo com o Conselho Geral e de Supervisão
O conselho de administração executivo deve comunicar ao conselho geral e de supervisão:
a) Pelo menos uma vez por ano, a política de gestão que tenciona seguir, bem como os factos e questões que fundamentalmente determinaram as suas opções;
b) Trimestralmente, antes da reunião daquele conselho, a situação da sociedade e a evolução dos negócios, indicando designadamente o volume de vendas e prestação de serviços;
c) Na época determinada pela lei, o relatório completo da gestão relativo ao exercício anterior.
O conselho de administração executivo deve informar, em tempo útil, o presidente do conselho geral e de supervisão sobre qualquer negócio que possa ter influência significativa na rentabilidade ou liquidez da sociedade e, de modo geral, sobre qualquer situação anormal ou por outro motivo importante.
Revisor Oficial de Contas
A assembleia-geral, sob proposta do conselho geral e de supervisão ou da comissão para as matérias financeiras, deve designar um revisor oficial de contas ou uma sociedade de revisores oficiais de contas para proceder ao exame das contas da sociedade.
A designação é feita por tempo não superior a quatro anos e o ROC designado exerce as competências c), d), e) e f) acima referidos para o conselho fiscal.
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